Salarisadministratie uitbesteden, een lonende zaak

Ieder bedrijf dat meerdere werknemers in dienst heeft, moet een salarisadministratie bijhouden. Vooral voor kleine ondernemingen betekent dit een hoop extra werk. Wat is loonadministratie eigenlijk? Wat komt er zoal bij kijken, en wat zijn de voordelen om dit uit te besteden? 

Een hoop papierwerk Op de website van de belastingdienst wordt precies uit de doeken gedaan welke stappen u moet ondernemen om een loonadministratie aan te leggen en deze op een adequate manier uit te voeren. Er komt heel wat papierwerk bij kijken, zo blijkt. Wanneer een starter een dergelijke administratie gaat opzetten, moet hij rekening houden met onder meer de loonstrook, de loonstaat en de jaaropgave. Op de loonstrook moeten verschillende gegevens worden vermeld. Het brutoloon, de ingehouden premies en loonbelasting, eventuele provisies, maar ook zaken als het sofi-nummer van de werknemer mag niet ontbreken. Werkgevers zijn overigens niet verplicht om iedere maand een loonstrook te verstrekken. Dat geldt echter alleen als alle bedragen precies hetzelfde zijn als in de voorgaande maand(en). Voor de belastingdienst is vooral de jaaropgave belangrijk. Hierop wordt onder meer het loon dat een werknemer in het lopende kalenderjaar heeft verdiend, de ingehouden premies, loonbelasting en de verrekende arbeidskorting vermeld. 

Salarisadministratie in eigen beheer? Kleine zelfstandigen die de administratie zelf uitvoeren, zullen hier een fikse taak aan hebben. Naast bovengenoemde kerntaken komt er namelijk nog veel meer bij kijken. Onkostenvergoedingen moeten worden bijgehouden, loonbelastingverklaringen, verminderingsbeschikkingen etc. Kortom een werkgever moet rekening houden met een complex geheel van administratieve handelingen. 

Een ondernemer die zijn handen vol heeft aan zijn core business, ofwel de kerntaken van zijn bedrijf, heeft eigenlijk nauwelijks tijd voor het voeren van een adequate administratie. Er zijn weliswaar diverse softwareprogramma's beschikbaar die de administratie vergemakkelijken. Maar een ondernemer zal wel tijd moeten vrijmaken om een dergelijk programma onder de knie te krijgen. Daarnaast zal hij de salarisgegevens en andere relevante informatie toch ook eerst in het automatische salarisverwerkingssysteem moeten invoeren. Dat geldt ook als er sprake is van wijzigingen in de hoogte van het salaris, er een nieuwe werknemer is aangenomen en zo meer. Tenslotte moet een kleine zelfstandige de regelgeving goed in de gaten houden. Komt uw bedrijf bijvoorbeeld wel of niet in aanmerking voor bepaalde subsidies of kortingsregelingen? 

Loonadministratie uitbesteden? Voor een kleine onderneming is het natuurlijk het overwegen waard om de administratie geheel of gedeeltelijk uit te besteden en over te laten aan experts. Zij zijn er niet alleen in gespecialiseerd om te zorgen voor een efficiënte en correcte uitvoering van de administratie, ze zijn ook op de hoogte van de laatste regelgeving op het gebied van het arbeidsrecht of cao's. Ook kunnen zij van dienst zijn door advies te geven over subsidies of kortingsregelingen en u te wijzen op eventuele belastingvoordelen. Een goed administratiekantoor laat het niet bij administratie alleen, het denkt met u mee. 

Een belangrijk argument voor een ondernemer om de salarisadministratie uit te besteden, is dat het een hoop tijd en zorg bespaart. Een klein bedrijf met een beperkt aantal werknemers moet zich volledig kunnen richten op de kerntaken. Een succesvolle ondernemer is volledig gefocust op de markt waarop hij opereert en is continu op zoek naar de beste manieren om de omzet en winst van zijn bedrijf te verhogen. Tijd verliezen aan administratieve taken, vormt dan alleen maar een belemmering.

Een goede afweging maken Alle voordelen die uitbesteding met zich meebrengt ten spijt, moet elke ondernemer toch ook rekening houden met de kosten die daarmee gepaard gaan. De complexiteit van de administratie verschilt per bedrijf. Het is daarom van belang een goede afweging te maken en uzelf een aantal vragen te stellen. Is het merendeel van het personeel in vaste dienst, of werkt u met flexibele contracten? Wordt er full-time gewerkt, of bestaat het personeelsbestand uit part-time krachten die bovendien een verschillend aantal uur per maand in dienst zijn? Hoe flexibeler uw personeelsbestand, hoe ingewikkelder uw loonadministratie. Bent u op de hoogte van de regelgeving en beschikt u over voldoende administratieve kennis? Zo zijn er een reeks van vragen die een rol spelen bij de beslissing of uitbesteding van de salarisadministratie lonend is. Een groot aantal kleine ondernemingen beantwoordt die vraag positief. Bent u inmiddels benieuwd geworden naar een bedrijf dat zorgvuldig uw administratieve taken van u kan overnemen, neem dan eens een kijkje op de site van Recura.


Delen